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Como muchas empresas, gobiernos , y Las organizaciones educativas consideran cambiar a Google Apps. Se plantea la cuestión de cuán productivo puede ser uno en el sistema basado en la nube. Si bien es posible que Google Apps y Gmail no ofrezcan un reemplazo completo para los grandes usuarios de Microsoft Office, sí ofrece un conjunto adecuado de herramientas para el usuario promedio. Aquí hay seis consejos para ayudarte a optimizar tu productividad al usar Google Apps.

1. Edición sin Conexión

Quizás uno de los puntos más controvertidos del uso de Google Apps en la empresa es la necesidad de una conexión a Internet para acceder a los documentos. Hay una forma poco conocida de mover sus archivos de Google Apps a su escritorio.

Esta función de edición sin conexión solía estar visible en su página de unidad. Parece que ahora la única forma de acceder a esta función es copiar y pegar la siguiente URL en su navegador: https://drive.google.com/#offline

Una vez allí, simplemente haz clic en el botón “Habilitar sin conexión” para habilitar la edición sin conexión. Sin embargo, ten en cuenta que esto solo se puede habilitar en una cuenta de Google por computadora. Si este enlace simplemente te lleva a tu lista de archivos de Google Drive, es posible que ya tengas habilitada la edición sin conexión para otra cuenta.

2. Google Drive en tu Escritorio

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Conectar tu Google Drive a su escritorio crea una carpeta local que está directamente conectada a tu Google Drive. Esta función no se trata de capacidades de edición sin conexión. Pero ofrece una manera fácil de arrastrar y soltar archivos como documentos PDF desde tu computadora a Google Drive.

Para conectar tu Google Drive a tu escritorio. Simplemente haz clic en el enlace “Conectar Drive al escritorio” en el lado izquierdo de tu página de inicio de Drive. Te dará la oportunidad de descargar e instalar Google Drive para tu sistema operativo específico y crearás una carpeta de Google Drive en tu computadora. Ahí es donde arrastra y suelta los archivos en la carpeta para guardarlos en tu Google Drive.

3. Pestañas

Google Chrome La función de pestaña de pin permite a los usuarios fijar pestañas en la ventana de tu navegador. A un tamaño más pequeño para que puedan bloquear sus pestañas más importantes en un solo lugar. Esta es una característica útil para aquellos de nosotros que mantenemos nuestro Gmail, Google Drive y nuestro calendario abiertos todo el tiempo. Pero también puede resultar útil para los usuarios que trabajan en varios documentos de Google. Para anclar una pestaña. Todo lo que tiene que hacer es hacer clic con el botón derecho, o controlar + clic para usuarios de Mac, en una pestaña y hacer clic en la opción “Anclar pestaña”.

Ten en cuenta que cuando agregas una nueva pestaña. Se abrirá a la derecha de tu conjunto completo de pestañas ancladas, incluso si la abres desde tu grupo de pestañas ancladas. Además, una vez que se fija una pestaña. Ya no se actualizará con un conteo en vivo como lo vería en su pestaña de Twitter para nuevos tweets. Para desanclar una pestaña. Haz clic con el botón derecho en la pestaña y haz clic en “Desanclar pestaña” o simplemente cierre la pestaña.

4. Botones de Acción en Gmail

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Con botones de acción rápida en Gmail, los usuarios pueden responder a invitaciones a eventos. Registrarte para vuelos, ver archivos adjuntos y revisar productos, entre otras cosas, sin abrir un correo electrónico. Cuando revises tu correo electrónico en Gmail, mira en el extremo derecho de la línea de asunto individual. Si hay una acción disponible, debe haber un botón desplegable donde puedes seleccionar cómo deseas responder.

5. Usa Drive para Compartir Archivos

Gmail limita los archivos adjuntos a 25 MB, pero permitirá a los usuarios insertar un enlace a un archivo de Google Drive, de hasta 10 GB de tamaño, en un correo electrónico. Cuando esté en la ventana “Redactar”, desplace el cursor sobre el + en la parte inferior de la ventana y cambiará para mostrarle algunas opciones diferentes. Haz clic en el logotipo de Drive y podrá elegir un archivo de tu Google Drive para insertarlo en el correo electrónico.

Una vez que inserte un archivo en un correo electrónico. Se te pedirá que elijas qué acceso desea darle al destinatario. Cuando hayas seleccionado el acceso para el destinatario. haz clic en “Compartir y enviar” para enviar tu correo electrónico con el archivo. El archivo aparecerá como un enlace azul en el cuerpo del correo electrónico y los destinatarios tendrán la opción de guardar el archivo en su propia unidad.

Hemos visto algunas instancias en las que un destinatario no puede acceder a un archivo a través del enlace. En ese punto, el usuario vuelve al punto de partida y debes intentar adjuntar el archivo o enlace a un buzón.

6. Pegar sin Formatear

Este es, sin duda, uno de los mejores consejos para aquellos de nosotros que usamos Google Docs para crear contenido. Básicamente, permite al usuario pegar una sección de texto sin ninguno de tus formatos originales. Si estás pegando en una aplicación de Google desde Chrome.

Resalta y copia una sección de texto. Luego pegala haciendo clic en Control + Shift + V para una PC o Command + Shift + V para una Mac. Deberías poder pegar tu texto en un documento sin problemas de formato.

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